CRM для репетитора: как вести учеников, расписание и оплаты без хаоса в Excel

Почему перед сезоном ручной учёт начинает мешать

При небольшом количестве учеников расписание можно помнить, а оплаты отмечать в заметках. Но учебный процесс постоянно меняется: появляются переносы, пропуски, пробные занятия, новые абонементы и разные условия оплаты.

В этот момент возникают типовые проблемы:

• новая заявка осталась в переписке без ответа;
• два ученика случайно записаны на одно время;
• занятие провели, но не списали из абонемента;
• родителю поздно напомнили об оплате;
• доход за месяц приходится считать вручную.

Почему Excel и чаты не дают полной картины

Excel умеет хранить список учеников и суммы. Он не связывает автоматически урок, остаток абонемента, перенос, оплату и напоминание. Поэтому актуальное состояние ученика всё равно приходится восстанавливать по нескольким источникам.

CRM в таком решении нужна не ради сложного отдела продаж. Это один из инструментов учёта: она помогает сохранить путь от первой заявки до регулярных занятий и понятной оплаты.

Карточка ученика и расписание без ручной сверки

В карточке ученика можно хранить контакты, предмет, цель обучения, текущий уровень, заметки по прогрессу, историю занятий, договорённости с родителем и финансовую информацию.

После проведения урока система может отметить занятие, списать его из абонемента и обновить остаток. Преподавателю не нужно дублировать одно действие в нескольких таблицах.

Абонементы, пропуски и оплаты

Условия у учеников могут различаться: разовая оплата, пакет из восьми занятий, месячный абонемент или обучение в группе. Система учитывает эти правила отдельно и показывает, что происходит по каждому ученику.

• Остаток занятий. Видно, сколько уроков уже проведено и сколько осталось.
• Переносы и отмены. Причина и результат сохраняются в истории.
• Срок оплаты. Напоминание появляется до того, как абонемент закончится.
• Финансовая сводка. Поступления, задолженность и план на месяц считаются из фактических занятий.

Автоматическое напоминание не заменяет личное общение. Оно помогает преподавателю не держать все даты в голове и не замечать долг только спустя несколько недель.

Новые заявки не теряются в сезон

В августе и сентябре обращения часто приходят одновременно из сайта, Telegram, рекомендаций и площадок. Если отвечать по мере свободного времени, часть людей успеет договориться с другим преподавателем.

1. 01
   Новое обращение

   Контакт автоматически попадает в общий список с источником и временем заявки.

2. 02
   Уточнение задачи

   Предмет, уровень, цель, удобное время и формат сохраняются в карточке.

3. 03
   Пробное занятие

   Система ставит урок в расписание и напоминает обеим сторонам.

4. 04
   Регулярное обучение

   После решения ученику назначаются график, условия оплаты и абонемент.

Личный кабинет ученика или родителя

Отдельный кабинет полезен, когда нужно дать второй стороне прозрачный доступ без внутренних заметок преподавателя. В нём можно показывать ближайшие уроки, остаток занятий, материалы, домашние задания, оплаты и уведомления.

Родителю не нужно каждый раз спрашивать, сколько занятий осталось. Ученик быстро находит материалы. Преподаватель реже отвечает на одинаковые организационные вопросы.

Кому подходит такой подход

Система нужна не каждому начинающему преподавателю. Она становится полезной, когда ручное администрирование уже отнимает заметное время или в работе участвуют несколько преподавателей.

Как работает MENTORI TECHNOLOGIES

Сначала мы разбираем текущую работу: откуда приходят ученики, как устроено расписание, какие есть правила переносов и оплат, кому нужны уведомления и какие цифры важно видеть владельцу.

После этого проектируем только необходимые разделы и автоматизацию. Одному преподавателю достаточно учеников, календаря и оплат. Студии могут потребоваться группы, преподаватели, кабинеты, зарплаты и отчёты. Система подстраивается под реальный процесс, а не наоборот.